Este tutorial explica, de forma simples, como cadastrar um novo modelo de contrato ou documento, definir de onde virão as informações e montar o conteúdo usando o editor do sistema.
Não é necessário conhecimento técnico. A criação do documento funciona de maneira parecida com um editor de texto comum.
1. Acesse o módulo Contratos
No menu principal do sistema, localize o aplicativo Contratos. Clique no ícone da pasta azul com o nome Contratos.
Ao acessar esse módulo, você poderá criar e administrar modelos de contratos, termos, declarações, fichas, formulários e outros documentos utilizados pela empresa.
2. Consulte os modelos já cadastrados
Ao entrar no módulo, será exibida a tela Contratos e Documentos. Nessa página você poderá visualizar os modelos que já foram cadastrados anteriormente. Cada linha representa um modelo de documento disponível no sistema.
Também é possível utilizar o campo Buscar..., localizado na parte superior da tela, para localizar um modelo específico.
3. Crie um novo modelo
Para cadastrar um novo contrato ou documento, clique no botão: Novo localizado no canto superior esquerdo da tela.
O sistema abrirá o formulário para criação do novo modelo.
4. Preencha as informações principais do documento
No início do formulário existem duas informações importantes.
- No campo Modelo de Contrato, informe um nome que permita identificar facilmente o documento.
Exemplos:
-
Contrato de Prestação de Serviços
-
Termo de Responsabilidade
-
Ficha Médica do Funcionário
-
Checklist Pré-Viagem
-
Termo de Entrega de Equipamentos
-
Declaração de Recebimento
Prefira nomes claros, pois esse será o nome utilizado posteriormente para localizar o documento.
- No campo Aplica-se a, escolha de onde o sistema deverá obter as informações utilizadas no documento.
Por exemplo, selecionando: Contato o documento poderá utilizar informações cadastradas no contato, como nome, CPF/CNPJ, CEP, cargo e outros dados disponíveis. Após escolher uma opção, o sistema exibirá abaixo o respectivo Modelo Técnico.
No exemplo da imagem: res.partner Essa informação é utilizada internamente pelo sistema e normalmente não precisa ser alterada pelo usuário.
5. Monte o conteúdo em Corpo do Contrato/Documento
Clique na aba:Corpo do Contrato/Documento, nessa área que será escrito ou montado o documento.
Você pode:
-
digitar o conteúdo;
-
copiar e colar um texto existente;
-
inserir imagens;
-
adicionar arquivos;
-
utilizar informações automáticas do cadastro;
-
criar listas;
-
adicionar checklists;
-
criar títulos;
-
dividir o conteúdo em colunas;
-
inserir tabelas;
-
adicionar links;
-
utilizar outros componentes de formatação.
O funcionamento é semelhante ao de um editor de documentos.
5.1 Inserindo uma imagem
Na barra de ferramentas do editor, clique no ícone de Imagem.
Utilize essa opção quando quiser acrescentar ao documento, por exemplo:
-
logotipo;
-
assinatura;
-
selo;
-
imagem institucional;
-
fotografia;
-
ilustração.
Depois de inserir a imagem, continue editando normalmente o restante do documento.
5.2 Carregando um arquivo
O ícone representado por uma seta apontando para cima permite carregar um arquivo para o conteúdo.
Clique no botão e selecione o arquivo desejado em seu computador.
Essa opção pode ser utilizada quando o documento precisar conter ou fazer referência a algum arquivo complementar.
5.3 Inserindo um botão
O ícone representado por um quadrado permite inserir um botão no conteúdo.
Um botão pode ser utilizado, por exemplo, para destacar alguma ação dentro de conteúdos compatíveis com esse recurso.
Para contratos destinados principalmente à impressão, normalmente os recursos de texto, títulos, campos, listas, tabelas e imagens serão os mais utilizados.
5.4 Inserindo informações automáticas do cadastro
Um dos recursos mais importantes do editor é a possibilidade de inserir campos automáticos.
Clique no ícone:
Será aberta a janela Selecione um campo.
Nela estarão disponíveis as informações pertencentes ao cadastro selecionado anteriormente em Aplica-se a.
No exemplo em que o documento está associado a Contato, aparecem campos como:
-
CEP
-
CPF/CNPJ
-
Cargo
-
Nome
-
Endereço
-
Telefone
-
E-mail
e outros campos disponíveis no cadastro.
Como inserir
Primeiro, posicione o cursor no local do documento onde deseja que a informação apareça.
Depois:
-
clique no ícone #;
-
utilize a pesquisa para encontrar o campo desejado;
-
clique sobre o campo.
O sistema adicionará uma referência dinâmica ao documento.
Exemplo prático
Você pode montar um texto como:
Eu, [Nome do Contato], inscrito no CPF/CNPJ sob nº [CPF/CNPJ], residente no endereço [Endereço], declaro...
Na utilização do modelo, essas referências poderão ser preenchidas com os dados correspondentes ao registro utilizado.
5.5 Criando uma lista simples
Clique no ícone de Lista de itens, representado por vários pontos acompanhados de linhas.
Esse recurso cria uma lista com marcadores. Utilize esse formato quando a ordem dos itens não for importante.
5.6 Criando uma lista numerada
Clique no ícone que apresenta os números 1, 2 e 3.
Esse recurso cria uma lista numerada. É uma boa opção para instruções, procedimentos ou etapas que precisam seguir uma sequência.
5.7 Criando uma lista de controle ou checklist
Clique no ícone representado por uma caixa marcada.
Esse recurso permite criar itens de verificação. O mesmo é especialmente útil para:
-
checklists;
-
inspeções;
-
termos de entrega;
-
conferências;
-
fichas operacionais;
-
procedimentos.
Importante para documentos em PDF
Quando o documento for gerado ou impresso em PDF, essa lista não funcionará como um checklist interativo.
As caixas serão exibidas apenas como elementos visuais estáticos no documento. Ou seja, o destinatário não poderá marcar ou desmarcar os itens diretamente no PDF por meio desse recurso.
Se for necessário que o destinatário efetivamente preencha ou confirme alguma opção, utilize os Campos do formulário, configurando o campo apropriado e inserindo-o no corpo do documento.
5.8 Acessando mais opções do editor
No final da barra de ferramentas existe o botão com três pontos verticais:
Também é possível acessar rapidamente essas mesmas opções digitando / diretamente no corpo do documento. Ao digitar a barra, o menu de ferramentas será exibido no ponto onde o cursor estiver posicionado.
O sistema apresenta os recursos organizados por categorias, facilitando a inserção de elementos como títulos, listas, tabelas, colunas, separadores e outros componentes.
Você pode acessar essas opções de duas formas:
-
Clicando no botão de três pontos verticais na barra de ferramentas; ou
-
Digitando
/no local do documento onde deseja inserir o novo elemento.
💡 Dica: usar / costuma ser a forma mais rápida de inserir um elemento enquanto você está escrevendo ou montando o documento.
Clique nele para visualizar ferramentas adicionais do editor. O sistema apresenta os recursos organizados por categorias.
Formato
Permite configurar a estrutura visual do texto. Entre as opções disponíveis estão:
-
Título 1: Utilizado para títulos principais.
-
Título 2: Utilizado para subtítulos.
-
Título 3: Utilizado para divisões menores do documento.
-
Texto: Cria um parágrafo normal.
-
Aspas: Cria um bloco de citação.
-
Código: Cria uma área específica para conteúdo em formato de código.
-
Mudar orientação: Permite alterar a orientação do texto quando aplicável.
Estrutura
Nesta área estão opções para organizar melhor o documento.
-
Separador: Insere uma linha horizontal para separar seções.
-
Lista de itens: Cria uma lista simples com marcadores.
-
Lista numerada: Cria uma sequência numerada.
-
Lista de controle: Cria uma lista com caixas de seleção.
-
2, 3 ou 4 colunas: Divide uma determinada área do documento em várias colunas.
-
Pode ser útil para organizar informações lado a lado.
-
Mesa: Cria uma área específica para conteúdo em formato de código. A opção Mesa permite inserir uma tabela. Apesar da tradução apresentada pelo editor, essa opção corresponde à criação de uma tabela.
-
Ativar/Desativar lista: Permite trabalhar com conteúdos recolhíveis quando esse recurso for adequado ao documento.
Banners
O editor também possui blocos de destaque.
-
Banner (Informações): Utilizado para destacar uma informação geral.
-
Banner (Sucesso): Utilizado para apresentar alguma informação positiva ou concluída.
-
Banner (Aviso): Cria uma sequência numerada.
-
Banner (Perigo): Utilizado para alertas importantes.
Em contratos destinados à impressão, utilize esses elementos apenas quando realmente contribuírem para a leitura do documento.
Navegação
Também estão disponíveis recursos de navegação.
-
Link: Permite transformar um texto em um link clicável em conteúdos exibidos na tela. Porém, em documentos que serão gerados ou impressos em PDF, o link não deve ser considerado um recurso interativo garantido. No PDF final, ele poderá ser exibido apenas como texto ou como um elemento visual comum, dependendo de como o documento for processado.
-
Botão: Permite adicionar um botão ao conteúdo. Porém, em documentos que serão gerados ou impressos em PDF, o botão não funciona como elemento interativo. No PDF final, ele será exibido apenas como um elemento visual comum, sem executar ações ao ser clicado.
-
Índice: Cria uma estrutura visual com base nos títulos do documento. Em documentos gerados em PDF, o índice é exibido apenas como conteúdo informativo, sem navegação automática entre as seções do documento. Ou seja, ele aparece visualmente, mas não funciona como um sumário interativo ou clicável. Pode ser interessante em documentos extensos divididos em várias seções.
Widgets
O editor possui ainda alguns elementos adicionais.
-
Emoji: Permitem inserir componentes visuais de avaliação. Porém, esses componentes não funcionam como campos interativos no PDF final. Ao gerar ou imprimir o documento, eles serão exibidos apenas como elementos visuais estáticos, sem possibilidade de o destinatário clicar ou realizar uma avaliação diretamente no PDF.
-
3 estrelas e 5 estrelas: Permitem adicionar componentes de avaliação. Esses recursos são mais úteis em formulários, pesquisas ou documentos de avaliação do que em contratos tradicionais.
Ferramentas de Marketing
- Marcador de posição dinâmico: Sua função é inserir uma informação proveniente automaticamente do cadastro escolhido em Aplica-se a. É o mesmo princípio utilizado pelo botão # presente na barra superior. Esse é um dos recursos mais úteis ao criar documentos reutilizáveis.